ISTAT e comunicazione flussi turistici: guida pratica per hotel, B&B e case vacanza
Cos'è l'obbligo ISTAT per le strutture ricettive, come funziona il sistema Ross1000, quali dati comunicare, le scadenze e le sanzioni. E come Hotely lo automatizza completamente.
C'è un adempimento che molti gestori di strutture ricettive scoprono solo quando l'Ufficio Regionale del Turismo li contatta per la prima volta: la comunicazione mensile dei flussi turistici all'ISTAT. Non è facoltatitivo, non vale solo per i grandi hotel e — a differenza di quanto si potrebbe pensare — è completamente separato dall'obbligo Alloggiati Web alla Questura.
Questa guida spiega cos'è, chi deve farlo, cosa si comunica e come Hotely porta l'intero processo a zero effort.
Cos'è la comunicazione ISTAT e perché è obbligatoria
Ogni struttura ricettiva italiana è tenuta per legge a comunicare periodicamente i propri dati di presenze turistiche all'Ente Regionale del Turismo, che li aggrega per conto dell'ISTAT nelle statistiche nazionali. L'obbligo è stabilito dal Regolamento CE n. 692/2011 del Parlamento Europeo e dal D.M. 7 gennaio 2013 italiano.
Non parliamo solo di hotel da 100 camere. L'obbligo si applica a tutte le strutture ricettive: hotel di ogni categoria, B&B, agriturismi, case vacanza, affittacamere, ostelli, campeggi. Se hai una struttura registrata, sei obbligato.
Le sanzioni per mancata comunicazione sono di natura amministrativa e variano per regione, ma la tendenza degli ultimi anni è verso controlli più frequenti e importi più alti. In alcune regioni la multa supera i € 500 per ogni mese di inadempienza.
ISTAT vs Alloggiati Web: non è la stessa cosa
Una delle confusioni più comuni è pensare che Alloggiati Web e la comunicazione ISTAT siano la stessa cosa o che fare una escluda l'altra. Non è così.
| Alloggiati Web (Questura) | ISTAT / Ross1000 (Regione) | |
|---|---|---|
| Chi gestisce | Polizia di Stato | Ufficio Regionale del Turismo |
| Scopo | Sicurezza pubblica, identificazione ospiti | Statistiche turistiche nazionali |
| Dati trasmessi | Dati anagrafici e documento di identità | Presenze, nazionalità, motivo del viaggio |
| Frequenza | Per ogni ospite, entro 24 ore dall'arrivo | Report giornaliero (o mensile a seconda della regione) |
| Credenziali | Rilasciate dalla Questura | Rilasciate dall'ufficio regionale |
Entrambi gli obblighi si applicano contemporaneamente. Sono due sistemi separati, con credenziali separate, che comunicano a enti diversi. Il lato positivo è che i dati necessari sono sostanzialmente gli stessi — ed è esattamente quello che Hotely sfrutta per raccoglierli una volta sola.
Cos'è Ross1000
Ross1000 è il software adottato dalla maggior parte delle regioni italiane per ricevere i dati dai sistemi gestionali delle strutture ricettive. Non è un portale web dove si inseriscono i dati a mano: è un web service — un canale tecnico attraverso cui il software gestionale invia automaticamente i file XML con i dati della struttura.
Questo significa che, a differenza di Alloggiati Web dove è possibile inserire le schedine manualmente su un sito, con Ross1000 hai bisogno di un software gestionale che parli con il web service. Hotely è integrato con Ross1000 per le principali regioni italiane: Piemonte, Toscana, Abruzzo, Veneto, Emilia-Romagna, Marche, Lombardia, Calabria, Sardegna, Liguria, Lazio, Molise, Basilicata.
Per le regioni non ancora supportate via API automatica, Hotely genera comunque il file XML pronto da caricare manualmente sul portale regionale.
Cosa si comunica all'ISTAT
Il report che la struttura invia all'ISTAT contiene sostanzialmente tre categorie di dati:
Dati sulle presenze:
- Numero di ospiti arrivati nella giornata
- Numero di ospiti partiti nella giornata
- Numero di pernottamenti totali
Dati anagrafici aggregati (non nominali):
- Nazionalità degli ospiti (paese di residenza)
- Fascia d'età o categoria (adulti, bambini)
Dati statistici aggiuntivi (facoltativi o obbligatori a seconda della regione):
- Motivo del viaggio (turismo, lavoro, famiglia, salute, altro)
- Mezzo di trasporto utilizzato per arrivare
- Canale di prenotazione (OTA, diretto, tour operator)
La buona notizia è che questi dati non richiedono di chiedere documenti aggiuntivi all'ospite — molti sono già presenti nella prenotazione (nazionalità, date) o vengono raccolti con una sola domanda nel form di pre check-in online.
Come funziona con Hotely
Un link per raccogliere tutto
Se hai sia Alloggiati Web che ISTAT configurati in Hotely, il link di pre check-in che invii all'ospite raccoglie tutti i dati in una sola sessione. L'ospite vede un'unica pagina con tutti i campi necessari — non ha idea che stia compilando due adempimenti diversi. Dal lato tuo, i dati arrivano già separati e pronti per essere inviati ai due sistemi.
Il report giornaliero
Ogni giorno Hotely aggrega automaticamente i dati della struttura — arrivi, partenze, pernottamenti, nazionalità degli ospiti — e prepara il report nel formato XML richiesto da Ross1000.
Se attivi l'invio automatico, il report viene trasmesso ogni mattina alle 08:00 con i dati del giorno precedente. Non devi fare nulla.
Se preferisci avere il controllo, puoi farlo manualmente con un clic dalla sezione ISTAT della dashboard, dopo aver verificato che i dati siano corretti.
Il report del giorno precedente per gli stati
Un dettaglio importante: Ross1000 lavora su dati "del giorno prima". Il report che invii lunedì mattina contiene i dati di domenica. Questo è il motivo per cui l'invio automatico delle 08:00 funziona bene: il giorno è chiuso, i dati sono definitivi, il sistema invia.
Come ottenere le credenziali Ross1000
Le credenziali per Ross1000 non si trovano online e non si generano da soli: le rilascia l'Ufficio Regionale del Turismo della tua regione.
Il processo tipico:
- Contatta l'ufficio telefonicamente o via email (cerca "ufficio regionale turismo + [tua regione]" sul sito della regione)
- Fornisci: nome della struttura, indirizzo, categoria, codice fiscale o P.IVA
- Ti vengono assegnati username, password e codice struttura (un codice alfanumerico come
A00927P) - Inserisci questi dati nelle impostazioni ISTAT di Hotely e testa la connessione
I tempi di risposta variano molto da regione a regione: alcune rispondono in 48 ore, altre impiegano settimane. Meglio muoversi per tempo.
Come configurare ISTAT su Hotely
Una volta ottenute le credenziali:
- Vai alla dashboard della tua struttura → sidebar → ISTAT
- Clicca su Impostazioni ISTAT
- Seleziona la tua regione, inserisci codice struttura, username e password
- Inserisci il numero di camere e letti (usati per calcolare il tasso di occupazione nei report)
- Scegli se attivare l'invio automatico (consigliato)
- Clicca Testa connessione — se le credenziali sono corrette, vedi una conferma verde
Da quel momento, i report vengono generati e inviati automaticamente. La dashboard mostra lo stato di ogni invio e segnala eventuali errori.
Le domande più frequenti
È davvero obbligatorio anche per i piccoli B&B? Sì. L'obbligo si applica a tutte le strutture ricettive, indipendentemente dalle dimensioni. Non esiste una soglia minima di camere o di ospiti.
Cosa succede se non ho ancora le credenziali Ross1000? Puoi comunque usare Hotely per raccogliere i dati e generare i file XML. Li scarichi manualmente e li carichi sul portale regionale. Non è automatico, ma è comunque molto meglio dell'inserimento dati manuale campo per campo.
I dati ISTAT sono nominali (collegabili all'ospite)? No. ISTAT lavora su dati aggregati — quante persone arrivate, di quale nazionalità, per quante notti. Non trasmette nomi o documenti: quelli restano nel sistema Alloggiati Web della Questura.
La mia regione non è nell'elenco — cosa faccio? Hotely genera comunque il file XML nel formato Ross1000 standard. Puoi scaricarlo e caricarlo manualmente sul portale della tua regione. Stiamo aggiungendo nuove regioni regolarmente — scrivici se vuoi segnalare la priorità della tua.
Ho più strutture in regioni diverse — devo fare tutto due volte? Ogni struttura su Hotely ha la propria configurazione ISTAT indipendente, con le proprie credenziali regionali. Dalla stessa dashboard puoi gestire strutture in regioni diverse senza confusione.
La guida tecnica completa su tutti i dettagli è disponibile nella documentazione ISTAT su Hotely.
Se gestisci una struttura ricettiva e vuoi smettere di perdere tempo con i portali regionali, prova Hotely gratuitamente — l'integrazione ISTAT e Alloggiati Web è inclusa nel piano base, senza moduli aggiuntivi.
Hotely.ai — Booking engine e adempimenti legali integrati per strutture ricettive italiane. ISTAT, Alloggiati Web, tassa di soggiorno: tutto in un unico sistema.