Unità camera
Gestione delle singole unità camera per strutture che utilizzano la modalità Tipologie e unità. Tracciamento camere fisiche, blocchi per unità e connessioni ai canali.
Che cos'è un'unità camera
Un'unità camera (Room Unit) rappresenta una camera fisica specifica all'interno della tua struttura. Mentre la tipologia camera descrive una categoria ("Doppia Superior"), l'unità identifica la singola stanza — "Camera 201", "Camera 202", "Camera 203".
Le unità sono disponibili quando la struttura opera in modalità Tipologie e unità. In questa modalità, ogni prenotazione viene assegnata a una camera fisica precisa, e ogni blocco può essere applicato alla singola unità.
Quando usare le unità camera
Non tutte le strutture hanno bisogno di gestire le unità. Ecco una guida rapida:
| Scenario | Modalità consigliata |
|---|---|
| Piccola struttura, camere intercambiabili | Solo tipologie — gestisci solo le tipologie |
| Hotel con channel manager o PMS esterno | Tipologie e unità — ogni unità si collega al canale |
| Struttura con camere molto diverse nella stessa tipologia | Tipologie e unità — puoi annotare differenze per unità |
| Necessità di tracciare manutenzione per camera singola | Tipologie e unità — blocchi specifici per unità |
| B&B con 3-4 camere uniche | Tipologie e unità — ogni camera ha nome e caratteristiche proprie |
A differenza dei sistemi tradizionali che ti obbligano sempre a creare ogni camera singolarmente — anche quando hai 50 camere identiche — Hotely ti dà la flessibilità di scegliere il livello di dettaglio che serve alla tua operatività.
Campi dell'unità camera
Ogni unità camera è associata a una tipologia e contiene informazioni specifiche della camera fisica.
Identificazione
| Campo | Tipo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|---|
| name | Testo | Si | Il nome leggibile dell'unità. Può essere descrittivo ("Camera Lavanda", "Suite Terrazza") o numerico ("201", "302"). Questo nome appare nelle assegnazioni interne e nella gestione operativa. |
| code | Testo | Si | Codice identificativo univoco all'interno della tipologia. Usalo per codici brevi: "201", "A3", "SUI-01". Il codice viene usato nelle integrazioni e nei report. |
Posizione e note
| Campo | Tipo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|---|
| floor | Intero | No | Piano della struttura dove si trova la camera. Utile per l'assegnazione: ospiti con difficoltà motorie possono essere assegnati al piano terra, famiglie con bambini ai piani bassi. |
| notes | Testo lungo | No | Note interne visibili solo allo staff. Usa questo campo per annotare particolarità della camera: "Finestra verso cortile interno — rumorosa in estate", "Vasca idromassaggio richiede manutenzione trimestrale", "Preferita dai clienti abituali". |
Stato operativo
| Campo | Tipo | Default | Descrizione |
|---|---|---|---|
| isActive | Booleano | true | Se disattivato, l'unità non viene considerata nel calcolo della disponibilità. Usa questo campo per camere che non sono più operative (es. in ristrutturazione lunga). |
| isOutOfService | Booleano | false | Indica che la camera è temporaneamente fuori servizio. A differenza di isActive, una camera OOS resta nel sistema ma viene esclusa dalle assegnazioni automatiche. Ideale per manutenzione programmata. |
La distinzione tra isActive e isOutOfService è sottile ma importante:
- isActive = false: la camera non esiste operativamente. Il
totalRoomsdella tipologia viene ridotto di conseguenza. Nessuna prenotazione può essere assegnata. - isOutOfService = true: la camera esiste ma non è utilizzabile temporaneamente. Puoi comunque visualizzarla nei planning e nei report. È un segnale per lo staff, non un blocco rigido.
Etichette per integrazioni
| Campo | Tipo | Obbligatorio | Descrizione |
|---|---|---|---|
| channelLabel | Testo | No | Etichetta utilizzata per identificare l'unità nelle connessioni con channel manager o calendari esterni (Airbnb, Booking.com, calendari iCal). Quando colleghi un calendario esterno, il sistema usa questa etichetta per mappare la camera correttamente. |
| housekeepingLabel | Testo | No | Etichetta per il reparto housekeeping. Può differire dal nome o dal codice se il team di pulizia usa una nomenclatura interna diversa. Es: il codice potrebbe essere "SUI-01" ma l'etichetta housekeeping "Suite Piano 3 — porta blu". |
Perché le unità sono importanti
1. Tracciamento della camera fisica
Con le unità attive, ogni prenotazione viene assegnata a una camera specifica. Questo significa che sai esattamente quale porta il cliente aprirà, quale camera deve essere preparata e quale chiave (o codice) consegnare.
Nella modalità Solo tipologie, il sistema sa solo che "è stata prenotata 1 Doppia Superior" — l'assegnazione della camera fisica avviene fuori dal sistema, magari con un foglio Excel o a voce.
2. Connessioni ai canali esterni
Le unità camera sono il punto di collegamento con i calendari esterni. Ogni unità può avere una o più connessioni iCal:
- Import URL: il sistema importa le date occupate dal canale esterno (es. Airbnb) e le segna come non disponibili.
- Export Token: il sistema genera un feed iCal che il canale esterno può importare per vedere le date già prenotate su Hotely.
Questo meccanismo di sincronizzazione bidirezionale funziona a livello di singola unità. Se hai 3 appartamenti su Airbnb, crei 3 unità e colleghi ciascuna al rispettivo annuncio Airbnb. Le date si sincronizzano automaticamente, evitando le doppie prenotazioni.
3. Blocchi specifici per unità
Con le unità attive, puoi creare blocchi che interessano una singola camera fisica:
- La Camera 201 ha un guasto al condizionatore? Blocca solo la 201, le altre camere dello stesso tipo restano vendibili.
- La Suite Panoramica è riservata al proprietario per il weekend? Blocca solo quella specifica unità.
Senza le unità, puoi solo bloccare N camere di una tipologia genericamente — non sai quale camera specifica è bloccata.
4. Housekeeping e operatività
Le etichette housekeeping permettono di generare liste di pulizia precise:
- "Preparare Camera 201, Camera 203, Suite Terrazza per le ore 14:00"
- "Camera 302 — ospite in partenza, cambio completo biancheria"
Molti motori di prenotazione richiedono un software separato per la gestione delle pulizie. In Hotely, l'unità camera è il punto di partenza per tutta l'operatività quotidiana.
Assegnazione delle unità durante la prenotazione
Quando un ospite completa una prenotazione, il sistema deve decidere quale unità specifica assegnare. Ecco come funziona il processo:
Assegnazione automatica
Il sistema seleziona l'unità disponibile seguendo questi criteri, in ordine:
- Esclusione delle unità non disponibili: vengono scartate le unità con
isActive = false,isOutOfService = true, o con blocchi attivi per le date della prenotazione. - Esclusione delle unità già assegnate: vengono scartate le unità già occupate da altre prenotazioni che si sovrappongono.
- Selezione tra le rimanenti: tra le unità disponibili, il sistema assegna quella con il codice più basso (ordinamento naturale).
Assegnazione manuale
Dalla dashboard, puoi sempre modificare l'assegnazione dell'unità a una prenotazione esistente. Questo è utile quando:
- Un ospite abituale preferisce una camera specifica.
- Un ospite ha richieste particolari (piano alto, vista mare, lontano dall'ascensore).
- Devi spostare un ospite per manutenzione programmata.
Esempio pratico di assegnazione
Supponiamo la tipologia "Doppia Standard" con 4 unità:
| Unità | Codice | Stato | Note |
|---|---|---|---|
| Camera 101 | 101 | Attiva | Piano terra, accesso disabili |
| Camera 102 | 102 | Attiva | Piano terra, vista giardino |
| Camera 201 | 201 | Fuori servizio | Condizionatore guasto |
| Camera 202 | 202 | Attiva | Secondo piano, vista piscina |
Arriva una prenotazione per il 10-12 agosto. La Camera 101 è già occupata da un'altra prenotazione, la 201 è fuori servizio. Il sistema assegnerà automaticamente la Camera 102 (codice più basso tra le disponibili).
Come creare le unità camera
Passo 1 — Verifica la modalità inventario
Prima di creare le unità, assicurati che la tua struttura sia configurata in modalità Tipologie e unità. Dalla dashboard, vai su Booking Engine → Impostazioni e verifica la voce "Modalità inventario".
Se sei in modalità Solo tipologie e vuoi passare a Tipologie e unità, il cambio è possibile ma richiede di creare le unità per tutte le tipologie esistenti.
Passo 2 — Accedi alle unità della tipologia
Vai su Booking Engine → Camere → Tipologie, seleziona la tipologia desiderata e accedi alla scheda Unità. Qui vedrai le unità esistenti (se presenti) e il pulsante per aggiungerne di nuove.
Passo 3 — Crea le unità
Per ogni camera fisica:
- Nome: inserisci un nome identificativo. Può essere il numero della camera ("201") o un nome ("Camera Lavanda").
- Codice: inserisci un codice univoco all'interno della tipologia. Il codice verrà usato nelle integrazioni e nei report.
- Piano: indica il piano (opzionale ma consigliato per la gestione operativa).
- Note: aggiungi eventuali particolarità della camera.
Passo 4 — Configura le etichette
Se utilizzi canali esterni o hai un team di housekeeping:
- Etichetta canale: inserisci il nome con cui la camera è identificata sul channel manager o sul portale esterno.
- Etichetta housekeeping: inserisci il nome che il team di pulizia usa internamente.
Passo 5 — Verifica la coerenza
Assicurati che il numero di unità attive corrisponda al campo totalRooms della tipologia. Se hai 5 unità attive ma totalRooms = 3, il sistema potrebbe comportarsi in modo inaspettato.
Best practice
Nomenclatura coerente
Scegli una convenzione e mantienila per tutta la struttura:
| Convenzione | Esempio | Quando usarla |
|---|---|---|
| Numeri camera | 101, 102, 201, 202 | Hotel tradizionali con numeri sulle porte |
| Nomi tematici | Lavanda, Rosmarino, Ulivo | B&B, agriturismi, piccole strutture |
| Codice piano + progressivo | P1-A, P1-B, P2-A | Residence, appartamenti |
Gestione del fuori servizio
Usa isOutOfService per manutenzioni brevi (pochi giorni). Per chiusure lunghe (ristrutturazioni, stagionalità), valuta se sia meglio impostare isActive = false e ridurre il totalRooms della tipologia.
La differenza operativa: una camera fuori servizio appare ancora nei report e nel planning con un indicatore visivo. Una camera disattivata sparisce completamente dalla vista operativa.
Sincronizzazione canali
Se colleghi calendari esterni (Airbnb, Booking.com via iCal), ricorda:
- Ogni unità si collega a un solo annuncio per canale.
- La sincronizzazione avviene periodicamente — non in tempo reale. Possono passare alcuni minuti tra una prenotazione su un canale e il blocco sull'altro.
- Usa sempre nomi e codici coerenti tra Hotely e il canale esterno per evitare confusione nella mappatura.
Quando non servono le unità
Se la tua struttura ha camere veramente intercambiabili e non usi canali esterni, la modalità Solo tipologie è più semplice da gestire. Meno dati da inserire, meno manutenzione, stessa efficacia nel calcolo della disponibilità.
La flessibilità di poter scegliere tra le due modalità è uno dei vantaggi di Hotely: molti motori di prenotazione ti obbligano a creare comunque ogni singola camera, anche quando non ne hai bisogno. Qui scegli tu il livello di dettaglio più adatto alla tua operatività.