Migrazione da altri sistemi

Passare a Hotely da un altro sistema è un processo strutturato che minimizza i rischi e garantisce continuità operativa. Che tu stia migrando da un booking engine concorrente, da un PMS tradizionale o da una gestione manuale con fogli di calcolo, questa guida copre ogni scenario.

Prima della migrazione

Valutazione iniziale

Prima di iniziare, verifica di avere accesso a:

• Lista completa delle tipologie camera — nomi, capacità, descrizioni, foto
• Tariffe attive — listini base, stagionali, promozioni in corso
• Prenotazioni future — tutte le prenotazioni con date successive alla data di migrazione
• Dati ospiti — storico prenotazioni se desideri importarlo
• Policy — cancellazione, pagamento, check-in/check-out

Checklist pre-migrazione

Processo di migrazione

Fase 1: Setup della proprietà su Hotely

1. Crea la proprietà — inserisci nome, indirizzo, contatti e informazioni base
2. Configura le tipologie camera — ricrea ogni tipologia con capacità, foto e descrizioni
3. Crea le unità camera — associa il numero corretto di unità a ogni tipologia
4. Imposta le tariffe — configura Rate Plan con prezzi, policy e regole

Questo processo richiede tipicamente 30-60 minuti per una struttura con 5-10 tipologie camera.

Fase 2: Configurazione tariffaria

Ricrea la struttura tariffaria nel nuovo sistema:

• Rate Plan base — la tariffa standard con policy di cancellazione e pagamento
• Rate Plan promozionali — offerte early booking, last minute, long stay
• Supplementi e riduzioni — extra per letti aggiuntivi, colazione, animali domestici
• Prezzi per bambini — fasce di età e politiche dedicate
• Piani pasto — se applicabili alla tua struttura

Fase 3: Importazione prenotazioni esistenti

Le prenotazioni future dal vecchio sistema devono essere gestite con attenzione:

Opzione A: Blocchi manuali Per ogni prenotazione esistente, crea un blocco manuale sulla camera e sulle date corrispondenti. Questo impedisce doppie prenotazioni durante il periodo di transizione.

Opzione B: Gestione parallela Mantieni il vecchio sistema attivo per le prenotazioni già confermate e usa Hotely solo per le nuove prenotazioni. Alla data di check-out dell'ultima prenotazione nel vecchio sistema, la migrazione è completata.

Fase 4: Connessioni e distribuzione

1. Collega Stripe — configura il tuo account Stripe per ricevere pagamenti
2. Configura iCal — se usi Booking.com, Airbnb o altri canali, collega i feed iCal per sincronizzare la disponibilità
3. Attiva la pagina pubblica — pubblica la pagina di prenotazione e ottieni il link da condividere
4. Integra nel sito — installa il widget di prenotazione sul tuo sito web

Fase 5: Test e validazione

Prima di rendere operativo il nuovo sistema:

• Effettua una prenotazione di test — verifica l'intero flusso dal widget al pagamento
• Controlla le email automatiche — verifica che le conferme vengano inviate correttamente
• Testa la sincronizzazione iCal — conferma che i calendari si aggiornino in entrambe le direzioni
• Verifica le policy — assicurati che cancellazione e pagamento funzionino come previsto

Migrazione da sistemi specifici

Da Vertical Booking o Simple Booking

1. Esporta il listino tariffario in formato CSV o annotalo manualmente
2. Scarica tutte le foto delle camere dalla libreria media
3. Documenta le policy di cancellazione attive
4. Annota le connessioni channel manager esistenti
5. Segui il processo standard di setup su Hotely

Da gestione manuale (fogli di calcolo, email)

Se attualmente gestisci le prenotazioni manualmente:

1. Organizza le tipologie camera e le tariffe in un foglio chiaro
2. Raccogli tutte le foto disponibili delle camere
3. Definisci le policy di cancellazione (se non ne hai, Hotely offre template pronti)
4. Crea la proprietà su Hotely seguendo la guida Primi passi

Il vantaggio: passando da una gestione manuale a Hotely, ogni aspetto diventa automatizzato — conferme, disponibilità, pagamenti, comunicazioni.

Da un PMS tradizionale

Se il tuo PMS attuale non include un booking engine moderno:

1. Valuta se mantenere il PMS per la gestione operativa e usare Hotely solo come booking engine
2. Configura la sincronizzazione iCal tra i due sistemi
3. Usa Hotely per la distribuzione diretta (sito web, Google Hotel Ads, pagina pubblica)

Periodo di transizione

Gestione del periodo parallelo

Durante la migrazione, è normale avere entrambi i sistemi attivi per un breve periodo:

• Settimana 1 — Setup completo su Hotely, blocchi manuali per prenotazioni esistenti
• Settimana 2 — Nuove prenotazioni solo su Hotely, vecchio sistema in sola lettura
• Settimana 3+ — Monitoraggio e supporto, disattivazione graduale del vecchio sistema

Comunicazione agli ospiti

Le prenotazioni già confermate nel vecchio sistema restano valide. Non è necessario comunicare il cambio di sistema agli ospiti — l'esperienza di soggiorno non cambia. Le nuove prenotazioni riceveranno automaticamente le conferme da Hotely.

Dopo la migrazione

Verifica post-migrazione

Nei primi 7 giorni dopo il go-live:

• Controlla che tutte le prenotazioni vengano registrate correttamente
• Verifica che i pagamenti Stripe funzionino senza problemi
• Monitora le email automatiche (conferma, pre-arrivo, post-soggiorno)
• Testa il widget sul sito da dispositivi diversi

Ottimizzazione

Una volta operativo, sfrutta le funzionalità avanzate di Hotely:

• Revenue management — regole automatiche per pricing dinamico
• Promozioni e codici sconto — offerte mirate per aumentare le prenotazioni dirette
• Analytics — monitora conversioni, revenue e performance del booking engine
• Website Builder — crea il sito della struttura integrato con il booking engine

Supporto alla migrazione

Il team Hotely è disponibile per assistere durante la migrazione:

• Email — support@hotely.ai per domande e supporto tecnico
• Documentazione — ogni funzionalità è documentata in dettaglio in questa guida
• Onboarding guidato — per strutture con esigenze complesse, è disponibile un percorso di onboarding assistito

La migrazione è un investimento che si ripaga rapidamente: prenotazioni dirette con solo l'1,5% di commissione piattaforma invece del 15-25% delle OTA, gestione centralizzata e un'esperienza di prenotazione moderna per i tuoi ospiti.