Comunicazione ospiti — Alloggiati Web

La comunicazione degli ospiti alla Polizia di Stato è un obbligo di legge per tutte le strutture ricettive italiane. Hotely integra direttamente il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, permettendoti di raccogliere i dati degli ospiti, compilare le schedine e inviarle senza mai uscire dalla dashboard.

Che cos'è Alloggiati Web

Alloggiati Web è il portale ufficiale della Polizia di Stato per la comunicazione dei dati degli ospiti delle strutture ricettive. L'obbligo è stabilito dall'Art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza): entro 24 ore dall'arrivo di ogni ospite, la struttura deve comunicare i dati anagrafici e del documento di identità alla Questura competente.

Per i soggiorni brevi (durata inferiore o uguale a 24 ore) e le locazioni brevi, il Decreto Sicurezza 2025 ha ridotto il termine a 6 ore dall'arrivo.

Le sanzioni per mancata o tardiva comunicazione vanno fino a €206 per schedina. In caso di mancata comunicazione totale, è previsto l'arresto fino a 3 mesi.

Come funziona l'integrazione in Hotely

Il flusso completo si articola in quattro passaggi:

1. Configurazione iniziale — inserisci le credenziali Alloggiati Web della tua struttura nelle impostazioni
2. Raccolta dati ospite — invia all'ospite un link di pre check-in online oppure inserisci i dati manualmente
3. Validazione — il sistema verifica che la schedina sia completa e conforme
4. Invio — invia la schedina ad Alloggiati Web con un clic; il sistema conserva la ricevuta automaticamente

Prerequisiti

Prima di configurare l'integrazione in Hotely hai bisogno di:

• Credenziali Alloggiati Web: username, password e codice struttura (WSKEY) rilasciati dalla Questura competente. Se non hai ancora l'accesso, contatta la Questura del territorio dove si trova la struttura.
• Codice licenza: il codice alfanumerico assegnato alla tua struttura (visibile nel portale Alloggiati Web sotto "Dati struttura").

Le credenziali Alloggiati Web sono separate dalle credenziali Hotely — sono rilasciate direttamente dalla Polizia di Stato e sono specifiche per ogni struttura ricettiva.

Configurazione iniziale

Dove si trova

Vai alla dashboard della tua proprietà → sidebar → Alloggiati Web.

Cosa inserire

Dopo aver salvato, puoi verificare la connessione con il pulsante Testa connessione — il sistema si autentica al web service della Polizia di Stato e conferma che le credenziali siano corrette.

Tipo struttura

Il portale Alloggiati Web prevede due modalità di registrazione:

Se non sei sicuro di quale modalità è registrata la tua struttura, accedi al portale Alloggiati Web e verifica il tipo di account nella sezione Profilo.

Note sulle credenziali

• Le credenziali vengono salvate in modo cifrato nel database di Hotely
• Se cambi la password su Alloggiati Web, aggiorna anche le impostazioni in Hotely
• Il sistema genera automaticamente un token di autenticazione giornaliero (come richiesto dal protocollo Alloggiati Web) — non devi fare nulla manualmente

Raccolta dati ospite

Opzione 1 — Pre check-in online (consigliato)

Il modo più comodo per raccogliere i dati è inviare all'ospite un link di pre check-in online. L'ospite compila i propri dati direttamente dal suo smartphone o computer prima dell'arrivo, e i dati arrivano automaticamente nelle schedine.

Come funziona il link automatico

Se hai attivato Alloggiati Web nelle impostazioni della struttura e l'opzione Raccolta dati nel booking engine, il link pre check-in viene incluso automaticamente nell'email di pre-arrivo che Hotely invia all'ospite.

Il sistema controlla ogni ora le prenotazioni in arrivo e invia l'email quando mancano 24 ore o meno al check-in:

• Prenotazione con anticipo → email inviata ~24h prima dell'arrivo
• Prenotazione last-minute (es. oggi per stanotte) → email inviata al prossimo controllo orario, anche se mancano solo 2-3 ore all'arrivo
• L'email viene inviata una sola volta per prenotazione (no duplicati)

Nella scheda della prenotazione vedi sempre lo stato: "✓ Email pre-arrivo inviata il …" (verde) oppure "Nessuna email pre-arrivo inviata ancora" (grigio).

Come inviare il link manualmente

Quando serve intervenire subito (es. check-in oggi e ospite non ha ricevuto l'email, o vuoi mandare il link su WhatsApp), dalla scheda di una prenotazione, nella sezione Schedine Alloggiati, trovi il blocco Link pre check-in per l'ospite:

1. Clicca Genera link pre check-in — il sistema crea un link univoco e sicuro valido 7 giorni
2. Scegli come inviarlo:
   • Via email: inserisci o conferma l'email dell'ospite e clicca Invia via email
   • Copia il link: clicca l'icona di copia e incollalo su WhatsApp, SMS o qualsiasi altro canale

Il blocco mostra lo storico dei link generati e quando l'ospite ha compilato (stato: Compilato). Dopo la compilazione, le schedine appaiono automaticamente nella lista qui sotto.

Cosa vede l'ospite

La pagina di pre check-in è ottimizzata per smartphone e guida l'ospite attraverso tutti i campi richiesti dalla legge:

• Dati anagrafici (nome, cognome, sesso, data di nascita)
• Paese e comune di nascita
• Cittadinanza
• Tipo e numero documento (con luogo di rilascio)
• Foto del documento (facoltativa, catturata direttamente dalla fotocamera del telefono)
• Data di arrivo e numero di giorni di permanenza

Se l'ospite viaggia con familiari o come parte di un gruppo, può aggiungere anche i dati degli accompagnatori direttamente dalla stessa pagina.

Se per la struttura è abilitato anche il modulo ISTAT (Ross1000), lo stesso link raccoglie in un unico form anche i campi aggiuntivi richiesti (paese e città di residenza, motivo del viaggio, mezzo di trasporto). L'ospite compila tutto in una sola sessione senza distinzioni visibili tra i due adempimenti.

Lingue supportate

La pagina di pre check-in è tradotta in 14 lingue: italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo, portoghese, olandese, polacco, ceco, russo, cinese, giapponese, rumeno, ungherese. La lingua viene rilevata automaticamente dal browser dell'ospite tramite l'intestazione HTTP Accept-Language; puoi anche forzarla aggiungendo ?lang=en (o de, fr, cs, ja, ro, hu, ecc.) al link.

Validazione dei dati

Il sistema blocca automaticamente i dati non plausibili prima ancora di inviare la schedina:

• Nome e cognome devono contenere solo lettere, spazi, apostrofi e trattini (stringhe come ASD123!! vengono rifiutate)
• Data di nascita non può essere nel futuro né superare i 120 anni
• Data di arrivo deve essere successiva alla data di nascita
• Numero documento senza spazi né caratteri speciali
• Per cittadini italiani il luogo di rilascio del documento deve essere un comune italiano; per cittadini stranieri uno Stato estero

L'ospite vede subito i messaggi di errore sul campo non valido — non può procedere al submit finché tutti i campi sono corretti.

Ospite principale e accompagnatori

La legge prevede tipologie diverse di ospiti:

Per i familiari e i membri gruppo, il documento non è obbligatorio per legge — bastano i dati anagrafici.

Opzione 2 — Link pre check-in senza prenotazione (walk-in, OTA, telefono)

Per ospiti arrivati da OTA (Booking.com, Expedia, Airbnb), prenotazioni telefoniche o walk-in — dove non esiste una prenotazione nel booking engine di Hotely — puoi generare un link pre check-in autonomo che l'ospite compila dal proprio smartphone.

Dalla pagina Alloggiati della proprietà trovi il blocco Link pre check-in autonomo:

1. Inserisci nome e cognome ospite (facoltativi — servono solo a pre-compilare i campi)
2. Scegli data di arrivo e giorni di permanenza
3. Facoltativamente inserisci l'email dell'ospite — se la indichi, il link viene spedito automaticamente
4. Clicca Genera link pre check-in

Il link generato può essere copiato e inviato via WhatsApp, SMS o qualunque altro canale. Funziona esattamente come il link legato a una prenotazione: l'ospite compila i dati, firma digitalmente il consenso privacy, carica la foto del documento (facoltativa) e la schedina entra nella lista con stato Pronta.

Questo flusso è utile anche se non usi il booking engine di Hotely: la sezione Alloggiati funziona come prodotto autonomo per la sola comunicazione Art. 109 TULPS.

Opzione 3 — Inserimento manuale

Puoi creare una schedina manualmente dalla sezione Alloggiati della proprietà → Nuova schedina. Compila tutti i campi richiesti e salva. Questa modalità è utile per:

• Correzione di dati inviati dall'ospite
• Casi in cui hai già i dati ospite e vuoi saltare la fase di pre check-in online
• Inserimento dati al momento del check-in fisico se l'ospite preferisce dettarli

La dashboard delle schedine

Dalla sezione Alloggiati puoi vedere tutte le schedine della tua struttura.

Stati delle schedine

Alert in evidenza

In cima alla pagina trovi tre indicatori operativi:

• Arrivi oggi — quante schedine hanno data arrivo odierna
• Da inviare — quante schedine sono in bozza o pronte ma non ancora inviate
• Inviate oggi — quante schedine sono state trasmesse nella giornata

Se ci sono schedine scadute (non inviate entro il termine legale), appare un avviso rosso con i nomi degli ospiti interessati e il ritardo in ore. Queste schedine vanno trasmesse immediatamente.

Invio ad Alloggiati Web

Invio manuale

Dalla lista delle schedine, seleziona le schedine in stato Pronta e clicca Invia selezionate. Il sistema trasmette i dati al web service Alloggiati Web e aggiorna lo stato a Inviata.

L'invio richiede pochi secondi. In caso di errore (es. credenziali scadute, server non raggiungibile), il sistema mostra il messaggio di errore e invia una notifica email all'amministratore della struttura.

Scaricare il file TXT

Se preferisci caricare le schedine manualmente sul portale web di Alloggiati Web, puoi scaricare il file TXT nel formato ufficiale dalla dashboard. Il file è già formattato secondo le specifiche tecniche della Polizia di Stato (tracciato record da 168 caratteri).

Scadenze e obblighi di legge

Hotely calcola automaticamente la scadenza per ogni schedina in base alla data di arrivo e al numero di giorni di permanenza. Se una schedina si avvicina alla scadenza senza essere stata inviata, appare un alert nella dashboard.

Non ignorare gli alert rossi. Ogni schedina non inviata entro i termini costituisce una violazione dell'Art. 109 TULPS, con sanzioni fino a €206 per singola schedina.

Archivio ricevute

La legge impone la conservazione delle ricevute di trasmissione per 5 anni. Hotely archivia automaticamente la ricevuta XML di ogni invio riuscito.

Per consultare l'archivio, vai ad Alloggiati → Archivio ricevute. Per ogni schedina inviata trovi:

• Nome e cognome dell'ospite
• Data di arrivo e durata del soggiorno
• Data e ora di invio
• Stato (Inviata / Confermata)
• ID ricevuta rilasciato da Alloggiati Web
• Pulsante Scarica XML per salvare il file di ricevuta sul tuo computer
• XML completo della risposta (espandibile a schermo)

In caso di controllo da parte delle autorità, puoi mostrare o consegnare questi file come prova dell'avvenuta comunicazione. Ti consigliamo di scaricare le ricevute periodicamente e di conservarle in un archivio locale.

Domande frequenti

Devo comunque accedere al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato? Solo per le operazioni di configurazione iniziale (creare le credenziali, recuperare il codice struttura). Una volta configurato in Hotely, non è necessario accedere al portale per la gestione quotidiana.

Cosa succede se l'ospite non compila il link di pre check-in? Lo stato della schedina resta Bozza. Puoi inserire i dati manualmente al momento dell'arrivo oppure inviare un nuovo link all'ospite. La dashboard mostra chiaramente quante schedine sono ancora incomplete.

Posso usare Hotely per le schedine anche se uso un altro gestionale? Sì. La sezione Alloggiati funziona indipendentemente dal resto del Booking Engine. Puoi creare schedine manualmente per qualsiasi prenotazione, anche quelle gestite con altri strumenti.

Il link di pre check-in è sicuro? Sì. Ogni link utilizza un codice crittografico unico generato casualmente. Solo l'hash del codice è salvato nel database — il link in chiaro non viene mai persistito. Il link scade automaticamente dopo l'utilizzo.

Cosa succede se cambio la password su Alloggiati Web? Devi aggiornare la password anche nelle impostazioni Hotely (Impostazioni → Alloggiati Web). Il sistema genera un nuovo token di autenticazione giornaliero basato sulla password corrente — se la password non è aggiornata, l'invio fallirà.

Posso inviare più schedine insieme? Sì. Hotely raggruppa automaticamente le schedine dello stesso invio in un unico file TXT e trasmette tutto in una sola chiamata al web service. Il portale Alloggiati Web gestisce file multipli come batch.

Dove trovo la WSKEY? Nel portale Alloggiati Web, accedi con le tue credenziali (username + password + codice dispositivo), clicca sul tuo nome utente in alto a destra → Profilo → sezione Chiave Web Service → clicca "Genera Nuovo Codice". Copia la WSKEY immediatamente: viene mostrata una sola volta. Puoi generarne una nuova al massimo una volta al giorno.