Alloggiati Web: la guida completa per hotel e B&B (e come smettere di preoccuparti)

Se gestisci un hotel, un B&B o un appartamento turistico in Italia, Alloggiati Web è quasi certamente uno di quei sistemi che usi ogni giorno senza averlo mai scelto davvero. La Polizia di Stato lo ha reso obbligatorio per tutti, il portale non è esattamente intuitivo, e la parola "WSKEY" continua a comparire ogni volta che qualcosa smette di funzionare.

Questa guida risponde alle domande reali che i gestori si fanno — dalla configurazione iniziale alle situazioni più fastidiose — e spiega come automatizzare quasi tutto con Hotely.

Cos'è Alloggiati Web e perché è obbligatorio

Alloggiati Web è il portale ufficiale della Polizia di Stato per la comunicazione dei dati degli ospiti delle strutture ricettive. L'obbligo nasce dall'Art. 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza): ogni struttura ricettiva italiana deve comunicare alla Questura competente i dati anagrafici e del documento di identità di ogni ospite entro 24 ore dall'arrivo.

Per i soggiorni brevi (meno di 24 ore) e le locazioni brevi, il Decreto Sicurezza 2025 ha inasprito le regole: il termine scende a 6 ore dall'arrivo.

Non si tratta di burocrazia facoltativa. Le sanzioni per mancata o tardiva comunicazione arrivano a € 206 per singola schedina. In caso di inadempienza sistematica è previsto l'arresto fino a 3 mesi.

Il problema vero: il portale è difficile

Diciamolo apertamente. Alloggiati Web non è mai stato progettato per essere semplice. Tra le frustrazioni più comuni che sentiamo dai gestori:

La WSKEY è quasi impossibile da trovare — il codice è nascosto in un menu non ovvio e scade se non viene usata
Le credenziali hanno regole strane — username, password, codice dispositivo e WSKEY sono quattro cose diverse
Gli errori di invio non sono chiari — spesso il sistema restituisce messaggi tecnici incomprensibili
Ogni struttura ha credenziali separate — chi gestisce più appartamenti ha un set di credenziali per ognuno
Il portale va giù — e non sempre nei momenti comodi

Il risultato è che molti gestori passano minuti ogni sera a inserire dati manualmente, o peggio si accorgono di avere schedine non inviate solo quando arriva un alert il giorno dopo.

Dove si trova la WSKEY (e come non perderla)

La WSKEY è il codice di accesso al web service di Alloggiati Web — quello che permette a sistemi esterni come Hotely di inviare le schedine per conto tuo, senza dover accedere manualmente al portale ogni volta.

Per trovarla:

Accedi al portale Alloggiati Web con username + password + codice dispositivo
Clicca sul tuo nome utente in alto a destra → Profilo
Trova la sezione Chiave Web Service
Clicca "Genera Nuovo Codice"
Copia la WSKEY immediatamente — viene mostrata una sola volta. Se non la salvi subito, dovrai generarne una nuova

Attenzione: puoi generare una nuova WSKEY al massimo una volta al giorno. Se la perdi oggi, dovrai aspettare domani.

Come configurare Alloggiati Web su Hotely

Una volta che hai le tue credenziali, la configurazione su Hotely richiede meno di cinque minuti.

Vai alla dashboard della tua proprietà → sidebar → Alloggiati Web
Inserisci username, password, codice struttura (WSKEY) e codice licenza
Scegli il tipo struttura (Hotel/B&B oppure Gestione Appartamenti — dipende da come sei registrato sul portale Polizia di Stato)
Clicca Salva, poi Testa connessione

Il test di connessione verifica che le credenziali siano corrette autendicandosi al web service della Polizia di Stato. Se il test va a buon fine, vedi una conferma verde. Se qualcosa è sbagliato, il sistema ti dice quale campo è errato.

Da quel momento, Hotely gestisce il token di autenticazione giornaliero in automatico — non devi fare nulla manualmente ogni giorno.

Come funzionano le schedine con Hotely

Il pre check-in online cambia tutto

Il modo più efficiente per raccogliere i dati ospiti è il link di pre check-in online. Funziona così:

L'ospite prenota tramite il tuo booking engine Hotely
24 ore prima del check-in, Hotely invia automaticamente un'email all'ospite con il link di pre check-in
L'ospite compila i propri dati direttamente dal telefono — in 14 lingue, incluse italiano, inglese, tedesco, francese, giapponese
I dati arrivano automaticamente nella tua lista schedine, già validati e pronti per l'invio

Nessun inserimento manuale. Nessun rischio di errori di battitura. Il sistema blocca in anticipo i dati non plausibili (date impossibili, caratteri speciali nel nome, ecc.) — il che significa meno rifiuti dal portale della Polizia di Stato.

E per gli ospiti da Booking.com, Airbnb o telefono?

Per le prenotazioni che arrivano da OTA o via telefono — dove non c'è una prenotazione nel booking engine Hotely — esiste il link pre check-in autonomo.

Dalla sezione Alloggiati della tua struttura puoi generare un link indipendente in trenta secondi, inserendo solo nome, cognome e data di arrivo dell'ospite. Il link funziona esattamente come quello automatico: l'ospite compila, firma digitalmente il consenso privacy, e la schedina entra nella lista già compilata.

Questo flusso è utile anche se non usi il booking engine di Hotely e vuoi usare solo la funzione Alloggiati per digitalizzare le schedine.

Invio delle schedine

Quando le schedine sono in stato Pronto, le invii tutte insieme con un clic. Hotely raggruppa tutto in un file nel formato ufficiale della Polizia di Stato e trasmette al web service in pochi secondi. L'archivio delle ricevute XML viene conservato automaticamente per 5 anni, come richiesto dalla legge.

Situazioni che fanno perdere tempo (e come gestirle)

L'ospite non ha compilato il link

Puoi inserire i dati manualmente dalla schedina, oppure generare un nuovo link e mandarlo su WhatsApp. La dashboard mostra sempre quante schedine sono incomplete o in ritardo.

Le credenziali smettono di funzionare

Di solito succede perché hai cambiato la password su Alloggiati Web senza aggiornare Hotely. Vai in Impostazioni → Alloggiati Web, aggiorna la password, salva. Il nuovo token viene generato automaticamente.

Ho più appartamenti, ognuno con credenziali diverse

Ogni proprietà su Hotely ha la propria configurazione Alloggiati Web. Puoi gestire 10 strutture dalla stessa dashboard, ognuna con le proprie credenziali.

Il portale della Polizia di Stato è irraggiungibile

Hotely mostra l'errore nella dashboard e invia una notifica email. Puoi ritentare l'invio quando il portale torna online. Nel frattempo, le schedine restano in stato Pronta — i dati non si perdono.

Le domande che ci fanno più spesso

Devo ancora accedere al portale Alloggiati Web della Polizia di Stato? Solo per la configurazione iniziale (per ottenere le credenziali e la WSKEY). Per la gestione quotidiana non è necessario aprire il portale.

Cosa succede se invio una schedina con un errore? Puoi correggere i dati e reinviare. Il portale accetta modifiche finché la schedina non è già stata confermata come definitiva.

Posso usare Hotely solo per le schedine, senza usare il booking engine? Sì. La funzione Alloggiati Web è indipendente e funziona anche per prenotazioni gestite con altri strumenti.

La raccolta del documento è obbligatoria? No. La foto del documento è facoltativa — i dati anagrafici e del documento (tipo, numero, luogo di rilascio) sono obbligatori, ma la foto no. Molti gestori la raccolgono lo stesso come prova aggiuntiva.

Se vuoi approfondire ogni dettaglio tecnico, la guida completa è disponibile nella documentazione Hotely su Alloggiati Web.

Per configurarlo oggi nella tua struttura, accedi alla dashboard o prenota una demo gratuita — siamo felici di guidarti passo passo nella configurazione.

Hotely.ai — Il booking engine e la gestione operativa per strutture ricettive italiane. Adempimenti legali integrati: Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno senza software separati.